Γιατί οι Επιχειρήσεις Χρειάζονται Ενιαία Συστήματα και Αυτοματοποίηση

Η Εποχή της Τεχνητής Νοημοσύνης

Ζούμε ήδη στην εποχή της τεχνητής νοημοσύνης και δεν θα μπορούσαν πλέον οι επιχειρήσεις να συνεχίσουν να λειτουργούν αν δεν έχουν σύστημα και οργάνωση. Κάθε σύγχρονη επιχείρηση πρέπει να διαθέτει σύστημα, να είναι οργανωμένη και να υιοθετεί λειτουργίες αυτοματισμού προκειμένου να κάνει πολύ πιο γρήγορα και καλύτερα τις ίδιες δουλειές που έκανε πιο πριν.

Το MyData είναι μία νέα φορολογική απαίτηση, αλλά δεν είναι απλώς μία φορολογική απαίτηση, καθώς είναι ο τρόπος με τον οποίο θα διαχωριστούν οι επιχειρήσεις και μία επιχείρηση πλέον που δεν μπορεί να ενταχθεί στις νέες τεχνολογίες θα γίνει παρωχημένη και θα φύγει από την αγορά.

Το MyData λοιπόν δεν έχει έρθει απλώς για να δημιουργήσει φορολογικές απαιτήσεις, αλλά έχει έρθει για να ξεκαθαρίσει το ποιες επιχειρήσεις μπορούν να λειτουργούν με τις νέες τεχνολογίες και ποιες επιχειρήσεις θα σβήσουν σταδιακά από το χάρτη.

Το Πρόβλημα των Διαφορετικών Συστημάτων

Ό,τι μέχρι σήμερα λειτουργούσε ξεχωριστά σε μία επιχείρηση. Είχαμε δηλαδή διαφορετικές διαδικασίες. Ένα διαφορετικό πρόγραμμα για να κρατάμε το πελατολόγιό μας, ένα διαφορετικό πρόγραμμα για να βγάζουμε τα τιμολόγιά μας, ένα διαφορετικό πρόγραμμα για να βγάζουμε τα voucher της courier και οτιδήποτε άλλο κάνει η επιχείρηση.

Αυτό δημιουργεί προβλήματα. Πρέπει να γράφουμε τα ίδια δεδομένα πολλές φορές, να συντηρούμε διαφορετικά συστήματα, να έχουμε διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Κάθε σύστημα λειτουργεί μόνο του και δεν επικοινωνεί με τα υπόλοιπα. Αυτό σημαίνει ότι κάθε φορά που θέλουμε να κάνουμε κάτι, πρέπει να μπαίνουμε σε διαφορετικό σύστημα, να γράφουμε τα ίδια στοιχεία ξανά και ξανά, και να χάνουμε πολύτιμο χρόνο.

Όταν έχουμε πολλαπλά συστήματα, αυξάνεται το κόστος της επιχείρησης. Πρέπει να πληρώνουμε για κάθε εφαρμογή ξεχωριστά, να εκπαιδεύουμε το προσωπικό σε διαφορετικά συστήματα, και να προσθέτουμε διαδικασίες σε αυτόν που λειτουργεί τις εφαρμογές. Αυτό δεν είναι αποτελεσματικό και δεν είναι ο τρόπος που πρέπει να λειτουργεί μία σύγχρονη επιχείρηση.

Η Λύση: Ενοποίηση

Η λύση είναι να ενώσουμε όλα αυτά μέσα σε μία βάση δεδομένων και να μπορούμε να τα λειτουργήσουμε γρήγορα και αυτοματοποιημένα. Έτσι δεν χρειάζεται να τα ξαναγράψουμε, αλλά τις περισσότερες λειτουργίες τις κάνει πλέον αυτοματοποιημένα χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε εμείς κάτι για να μπορείς επί της ουσίας να ασχοληθείς με την πραγματική δουλειά σου και όχι με τις διαδικασίες.

Η αυτόματη διαχείριση παραγγελιών μπορεί να ενώσει όλη τη διαδικασία, να ενημερώσει τον πελάτη, να εκδώσει το δελτίο αποστολής ή το παραστατικό, να το στείλει στο MyData χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσεις κάτι δεύτερη φορά. Έτσι γλιτώνουμε σημαντικά λάθη στην πληκτρολόγηση. Γλιτώνουμε χρόνο και φυσικά ο χρόνος σε κάθε επιχείρηση είναι το πιο σημαντικό, καθώς ο χρόνος είναι και χρήμα για την επιχείρηση.

Αυτό σημαίνει οικονομία χρόνου, μείωση λαθών, εξοικονόμηση σε προσωπικό και φυσικά εξοικονόμηση των εργατοωρών του προσωπικού ή ακόμα περισσότερο του ίδιου του επιχειρηματία. Εάν μιλάμε για μικρές επιχειρήσεις, αυτό είναι ακόμα πιο σημαντικό γιατί δεν έχουν τη δυνατότητα να έχουν πολλά άτομα να ασχολούνται με διαφορετικές διαδικασίες.

Όταν όλα λειτουργούν αυτόματα, ο επιχειρηματίας μπορεί να ασχοληθεί με αυτό που πραγματικά ξέρει να κάνει — να πουλάει, να αναπτύσσει την επιχείρησή του, να εξυπηρετεί τους πελάτες του. Δεν χρειάζεται να χάνει ώρες κάθε μέρα να γράφει τα ίδια δεδομένα σε διαφορετικά συστήματα, να ελέγχει αν όλα είναι σωστά, και να λύνει προβλήματα που προκύπτουν από την έλλειψη συγχρονισμού.

Το Μοντέλο SaaS

Δεν χρειάζεται να πληρώνεις ξεχωριστά προγράμματα, ούτε να συντηρείς διαφορετικά συστήματα για το κάθε κομμάτι της επιχείρησης. Βρίσκονται όλα κάτω από μία σκεπή.

Η μορφή με την οποία διατίθεται είναι εφαρμογή τύπου SaaS, δηλαδή software AS Service, το οποίο σημαίνει ότι δεν πληρώνεις ή δεν πληρώνει η επιχείρηση ένα μεγάλο ποσό για να αγοράσει και να εγκαταστήσει μία εφαρμογή. Δεν χρειάζεται δηλαδή η επιχείρηση να επενδύσει πλέον σε μία εφαρμογή, αλλά πληρώνει ένα μηνιαίο κόστος για την χρήση της εφαρμογής. Έτσι ακόμα και η πιο ακριβή τεχνολογία γίνεται προσιτή ακόμα και στην πιο μικρή ή στην μικρομεσαία επιχείρηση.

Για περισσότερες πληροφορίες και για την εφαρμογή Eshop Services που ενώνει όλες τις διαδικασίες, το μοντέλο SaaS και το κόστος από 50€ το μήνα — θέματα που καλύπτονται αναλυτικά στο επεισόδιο — δείτε το σχετικό βίντεο στο YouTube.